Ik geloof slechts 1 pastoor, en dat is Rick Pastoor.
Pastoor was Head of Product bij de startup Blendle en had een obsessie voor slim werken.
Na jaren trial & error kwam hij met een systeem dat gedreven word door de GRIP drietrapsraket.
De drie eenheid die inmiddels door velen wordt aanbeden in Nederland:
- Agenda = Vader
- Takenlijst = Zoon
- Email = Opdringerige geest
Waarom is dit systeem zo pupulair?
In tegenstelling tot bekende systemen als bijvoorbeeld Getting Things Done of Agile hoef je Grip niet als een extremist uit te voeren om de vruchten te plukken.
Dus, zonder de mis langer uit te stellen.
Wend u bij deze tot de 14 geboden van Rick Pastoor:
#1 U zult uw agenda heilig verklaren
Tijd is net geld, je kan het maar een keer uitgeven.
Als geld wil besparen, dan kun je proberen minder te kopen.
Een beter methode is om te kijken naar je afschriften en kijken waar je geld heen gaat.
Zo weet je precies wat je grootste kostenposten zijn, en waar het meeste te winnen valt.
In tegenstelling tot geld kunnen we niet meer tijd maken.
Iedereen heeft precies 24 uur in een dag.
Best gek dat we daar niet even spaarzaam mee om gaan als met geld.
Door je agenda tot in de puntjes bij te werken weet je precies waar je tijd heen gaat.
Zo ben je een stuk bewuster bezig met je tijd.
Het klinkt misschien een beetje obsessief om gefocust te zijn op je agenda.
Maar echte progressie boek je niet als je reactief door je dag heen gaat.
Maar door proactief je dagen in te delen en ruimte te maken voor je belangrijkste werk.
Al snel besef je: Je kunt nooit alles doen.
Als je bewust stil staat bij alle tijd die iets echt kost, ga je hier bewuster mee om.
Tijd om iets voor te bereiden, erheen te reizen, de meetings eromheen, etc.
Of nee te zeggen tegen mensen die gebruik willen maken van je tijd.
- Vaarwel papier. Kies een digitale agenda.
Op die manier kan je makkelijk dingen verschuiven en anderen uitnodigen voor afspraken. - Nodig anderen uit voor afspraken.
Op die manier weet je beide wanneer en hoelang jullie afspraak duurt. - Plan ook de voorbereiding tijd, reistijd en verwerkingstijd.
Maak hiermee de verborgen kosten van meetings en opdrachten zichtbaar. - Plan je belangrijkste werk
Maak tijd voor je #1!
#2 Verdeelt uw werkzaamheden naar belangrijk & urgent.
“I have two kinds of problems: the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.”
– President Eisenhower(1953)
Waarom laten belangrijke zaken vaak op zicht wachten?
Omdat ze erg stilletjes zijn.
Dit terwijl de dingen die urgent zijn schreeuwen om aandacht.
Dit is jammer, want zoals president Eisenhower opmerkte zijn urgente zaken lang niet altijd belangrijk.
De dingen die urgent zijn schreeuwen om je aandacht en gebeuren uiteindelijk vaak vanzelf. De dingen die
belangrijk zijn schreeuwen niet om je aandacht en schuiven we daardoor vaak eindeloos door.
Een tip die Pastoor geeft om belangrijke taken te identificeren:
Brengt deze taak mij dichter in de buurt bij een salarisverhoging, promotie of (denkbeeldige) award?
🔔 Wat zijn belangrijke en urgente dingen die je ASAP wil doen?
Bv: Cliënt die probleem heeft in jouw project.
📅 Wat is erg belangrijk voor jou persoonlijk maar niet urgent waardoor je het teveel uitstelt?
Bv: Product ontwerpen dat je echt verder helpt.
👷 Wat zijn minder belangrijke maar urgente taken die je kan automatiseren of uitbesteden?
Bv: Papierwerk dat een accountant beter kan.
🗑 Wat zijn onbelangrijke en niet urgente zaken die wil je minder wil doen?
Bv: Social media bijhouden of online shoppen tussen je werk door.
#3 De eersten dingen zullen de eerste zijn
“The key is not to prioritize what’s on your schedule, but to schedule your priorities.” Stephen Covey
Je kan je agenda vergelijken met een vaas met stenen.
Als je eerst zand in de vaas doet, passen de keien en de stenen niet meer.
Als je eerst de stenen erin past, daarna de keien en dan het zand is er nog voldoende water over.
1) Kijk naar je agenda: Is er een balans tussen urgent en belangrijk?
2) Maak ruimte! Schrap wat geschrapt kan worden.
2) Zet stenen in je agenda van blokken tijd voor de belangrijke taken.
#4 U zult een kikker eten als ontbijt
“Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day.” Mark Twain
Omdat je in de ochtend nog niet afgeleid bent of uitgeput, kan je veel werk verzetten wat eind van de dag bij de meeste mensen veel moeite kost.
Waarom denk je dat een ochtend routine zo effectief is?
1)Maak blokken tijd voor de moeilijke taken die het opperste van je concentratie en wilskracht eisen aan het begin van je dag.
- Plan ongestoorde blokken tijd voor creatief of diepgaand werk.
- Weet wanneer jij op je best bent, en deel daar je week op in.
#5 Eert uw takenlijst opdat gij nimmer meer iets in uw hoofd bewaren zult.
“Your mind is for having ideas, not holding them.” – David Allen, author getting things done.
We zijn heel goed in dingen bedenken, maar niet goed om ze op het juiste moment te herinneren.
Dat je nog nieuwe vuilniszakken nodig hebt bedenk je vaak pas als je net thuiskomt van boodschappen doen.
“Niet vergeten, ik moet dat belangrijke klusje nog doen” kan een stressvolle gedachte zijn als je probeert te ontspannen.
Verbreek de loop van stress door te vertrouwen op een takenlijst als tweede brein.
Je hersenen zijn je werkgeheugen, niet je harde schijf.
Door te vertrouwen op een systeem kan je al je aandacht richten op hetgeen dat voor je ligt, niet op de 101 dingen die je nog moet doen.
- Kies je takenlijst systeem ( todoist (android & mac) , things (alleen apple), zelf gebruik ik asana)
- Zet er alle taken in die nu door je hoofd heen spoken
#6 Gaat heen en maak werkwoorden van uw takenlijst.
Zelf heb ik heel wat takenlijsten verslonden en verwaarloosd.
Het probleem is dat je het al snel te ingewikkeld voor jezelf maakt.
Door de lijst consequent schoon en up to date te houden maak je het simpel.
- Hou het simpel en overzichtelijk door al je taken in 1 lijst te bundelen.
- Check je takenlijst na elke taak
- Transformeer taken naar acties, door een werkwoord in elke taak te zetten.
- Heb je wat meer vertrouwen in je takenlijst?
- Bundel acties tot projecten
- Label je acties met behoefte (Wie heb ik nodig, hoge of lage focus nodig, locatie?)
- Definieer werkgebied
#7 Gedenk de ‘2 minuten regel’
“If an action will take less than two minutes, it should be done at the moment it’s defined.” David Allen, author getting things done.
Soms kun je dat belangrijke whatsappje weken uitstellen.
Kost een taak minder dan twee minuten om te doen? Doe hem dan nu meteen!
Motiveer jezelf om je takenlijst op te schonen
Kun je jezelf niet motiveren? Kies dan een van deze 7 motivatoren:
Boys skout: laat het beter achter dan voorheen
#8 Gij zult geen afgoden als email en slack aanbidden.
E-mail is een geweldige uitvinding maar met een duister randje.
Je e-mailbox is net een gokkast met lichtjes en onverwachte beloningen.
Het kan verslavend werken en zuigt als je niet uitkijkt al je aandacht op.
En dan hebben we ook nog eens slack, whatsapp, microsoft teams, google berichten, etc.
Al deze onderbrekingen zijn cognitief zeer kostbaar, ze halen je uit je flow en beperken je productiviteit.
#9 Behoed uwe geest voor aandacht residue
“wanneer je van taak A wisselt naar Taak B, volgt je aandacht niet onmiddellijk – een restant van je aandacht blijft steken bij het nadenken over de oorspronkelijke taak.’ Professor Cal Newport auteur Deep work.
Elke keer als je naar je mail kijkt blijft een gedeelte van je focus hangen bij deze afleiding, dit noem je aandacht residue.
Als je ziet dat veel mensen 17 keer per uur hun br
#10 Gaat heen en zet email blokken in je agenda
Om dit minimaal te houden, raad Rick Pastoor aan om email blokken in te bouwen in je dag.
Bijvoorbeeld een in de ochtend, middag en afsluitend aan je dag.
- Zet 3 email blokjes in je agenda.
- 1 blokje aan het begin van je dag 0830
- 1 blokje rond 12:00 voor je lunchpauze
- 1 blokje voor je avondeten
#11 Gij zult emails afwijzen, archiveren of inplannen.
Als er een mail binnenkomt heb je 4 opties:
- Geen actie nodig? Archiveren.
- Wel actie nodig en heb je daar tijd voor? Doe het nu!
- Meer tijd nodig en een deadline? Plan hem in je agenda
- Meer tijd nodig en geen deadline? Zet hem op je takenlijst
#12 U zult gedenken om “Nee” te zeggen
“People think focus means saying yes to the thing you’ve got to focus on. But that’s not what it means at all. It means saying no to the hundred other good ideas that there are.” – Steve Jobs
Je kan anderen het beste helpen als je weet wat voor jou belanhrijk is.
Onze tijd en aandacht is beperkt, besteed het aan de dingen die je belnagrijk vind.
Zet je notificaties uit.
Als iemand nu iets aan je vraagt, antwoord dan met zou ik je graag meehelpen maar ik moet even in mijn agenda kijken. Hiermee win je tijd om te bedenken of dit echt binnen jouw beperkte tijd en energie past.
#13 U zult immer uw wekelijkse review eren
Top! Je hebt een systeem van je agenda, takenlijst en email gemaakt.
Nu is het tijd voor een wekelijkse onderhoudsbeurt van dit systeem.
Dit is misschien een van de krachtigste gewoontes uit het boek.
Aan de ene kant om risico’s te beperken dat er niks blijft liggen.
Aan de andere kant om strategisch na te denken over komende week!
Dit kan het verschil maken tussen komende week achter de feiten aan te rennen of met een voorbereid gevoel je week in stappen.
- Plan eind van je week een herhalend blokje in je agenda: wekelijkse review.
- Bijvoorbeeld elke vrijdag 16:00 of anders zaterdag 10:00.
- Terugblik: Kijk terug op je Agenda, takenlijst, notities of andere inboxen.
- Wat ging goed?
- Wat kan beter?
- Moet ik vervolgstappen communiceren of inplannen?
- Kijk vooruit: plan je week op de manier dat jij het beste werkt.
- Heb ik werk ingedeeld dat aansluit bij mijn doelstellingen?
- Is de balans goed komende week tussen belangrijk & urgent?
- Heb ik afspraken gemaakt, reistijd ingepland en voorbereidingstijd erin gezet?
- Zijn mijn afspraken door beide partijen bevestigd? En is de informatie compleet?
#14 Gaat heen en houd vol uw uur van rust, reflectie en vooruitzicht!
- Maak het eenvoudiger, met een checklist werken is fijn maar hou het behapbaar.
- Voer niet meteen alles uit, maar plan het in zodat je wel op tijd klaar bent.
- Kies een moment dat bij jou past. De vrijdag is mooi, maar zaterdag ochtend met een bakje koffie werkt ook voor sommigen!
- Vind iemand om samen met jou de review uit te voeren. Als je teamgenoot of partner het ook doen houden jullie elkaar scherp. Wel zo gezellig.
Conclusie
Zoals waar is bij elk geloof: neem het niet te serieus.
Haal er de zaken uit die voor jou werken.
Al hoewel ik wel aanraad om ze alle drie te combineren, en zelf een wekelijkse review toe te voegen.
Kun je zelf de goede delen uit dit productiviteit geloof kiezen die voor jou werken.
Dit is natuurlijk slechts een introductie, vind je dit wat raad ik je aan het boek te lezen!
Hier vind je ook GRIP op je jaar en GRIP op je leven.
Deze kan je hier vinden… Oooops ik bedoel natuurlijk hier!