De 4 dimensies van uitvoering van Covey: Waarom 70% van jouw goede plannen faalt op executie.
Als 1 januari weer om de hoek komt kijken, maken velen van ons grote plannen om het roer om te gooien. We sluiten een sportschoolabonnement af en zijn vastberaden om tegen de zomer met een sixpack op het strand te flaneren! We beginnen enthousiast, maar na 2 of 3 maanden zitten we weer achter de tv in plaats van in de sportschool. Waarom gebeurt dit? Simpel, we falen op uitvoering!
Hetzelfde is waar voor bedrijven. Verandering is cruciaal voor een onderneming, maar volgens FranklinCovey faalt het gros van de bedrijfsstrategieën op goede uitvoering. Ze ontworpen de 4 dimensies van uitvoering om jou te helpen je om een van de moeilijkste dingen te doen die er bestaat: Het veranderen van menselijk gedrag.
Hoe behoud jij de focus op jouw waanzinnig belangrijke doelen?
Focus: Less is more!
Aan tafel met investeerders, legt Steve Jobs uit waarom hij zo vaak een “NEE” verkoopt:
“Wij zijn het meest gefocuste bedrijf dat ik ken, waar ik over heb gelezen of waar ik ooit van heb gehoord. We zeggen elke dag nee tegen goede ideeën. We zeggen nee tegen geweldige ideeën om het aantal dingen waarop we ons concentreren erg klein in aantal te houden, zodat we enorme energie kunnen steken in de ideeën die we wel kiezen. Aan de tafel waar jullie vandaag aan zitten, zou je waarschijnlijk elk product kunnen plaatsen dat Apple maakt, maar toch was de omzet van Apple vorig jaar $ 40 miljard. “ – Steve Jobs
Nee zeggen tegen geweldige ideeën, zodat je meer energie kan steken in de uitvoering van je meest belangrijke ideeën.
Met andere woorden ‘Less is more’.
“70% mislukkingen komt door gebrekkige uitvoering.”
Waar worstel jij het meeste mee in jouw onderneming?
Strategie of uitvoering?
De meeste bedrijfskundige studies hebben de focus op strategie, terwijl je in de dagelijkse praktijk uitvoering de grootste bottleneck is:
“Zeventig procent van strategische mislukkingen is te wijten aan leiders die slecht leiding geven aan uitvoering. Het is zelden een gebrek aan verstand of visie.” – FranklinCovey
Er zijn altijd meer goede ideeën dan dat er capaciteit is om deze uit te voeren. Daarom ontwierp FranklinCovey de 4 dimensies van uitvoering:
- Discipline #1. Focus op enorm belangrijke doelen (Wildly Important Goals).
- Discipline #2. Handel op gedrag metingen (Lead Measures).
- Discipline #3: Houd een boeiende scorekaart bij.
- Discipline #4: Creëer een ritme van verantwoording.
De vier dimensies van uitvoering lijken erg simpel, maar de kunst licht hem uiteraard in de, je raad het misschien al, uitvoering!
FranklinCovey & De Wervelwind
Het boek is een productie van FranklinCovey, opgericht door Stephen Covey!
Hij schreef het meest verkochte managementboek ter wereld: The 7 Habits of Highly Effective People (Kun jij ze alle 7 opnoemen?).
Zijn zoon Sean Covey is een van de schrijvers van de 4 disciplines van uitvoering (4DX).
FranklinCovey heeft de 4 dimensies uitgebreid onderzocht bij honderden bedrijven!
Wat bleek de grootste boosdoener van het uitvoeren van nieuwe plannen?
Iets wat zo voor de hand ligt dat je het snel vergeet: Je dagelijkse praktijk! Mensen worden dagelijks nou eenmaal overspoeld door urgente taken waardoor lange termijn doelen het onderspit delven.
‘Tussen je doelen en een geslaagde uitvoering staat een wervelwind van urgente zaken die nodig zijn om je bedrijf of team draaiende te houden. De 4 disciplines van uitvoering (4DX) helpt je jouw grootse doelen te behalen, ondanks de wervelwind.’ – FranklinCovey
Discipline #1. Focus op waanzinnig belangrijke doelen (Wildly Important Goals).
Nasa had in 1958 het vage doel om “menselijke kennis uit te breiden van fenomenen in de atmosfeer en de ruimte”. President John F Kennedy stelde in 1961 het ambitieuze maar specifieke doel om “voor het einde van het decennium een man op de maan te zetten, én veilig thuis te brengen”. Met dit heldere doel en een duidelijke timeframe, zette Neil Armstrong 21 juni 1969 een voet op de maan.
Wat zijn jouw doelen? En kan jouw team deze opnoemen?
‘Ons onderzoek heeft aangetoond dat slechts 15 procent van de werknemers de belangrijkste doelen van hun organisatie daadwerkelijk kent’ – FranklinCovey
Zoals de auteurs van The 4 Disciplines van Uitvoering uitleggen: “Hoe meer je probeert te doen, hoe minder je daadwerkelijk kan bereiken”.
Ze leggen uit dat de uitvoering gericht moet zijn op een klein aantal waanzinnig belangrijke doelen (WIG’s: Wildly Important Goals).
Een bedrijf heeft grofweg 80% kans op succes op een doel.
Voeg je daar nog een doel aan toe, is dat 80%*80%= 64% kans op succes.
Een derde erbij? 80%*80%*80%= 50%.
Heb je, zoals veel bedrijven, 10 verbeteringsdoelen, zit je al op de 8% kans van slagen per doel. Natuurlijk zijn er nuances voor doelen die goed bij elkaar beter aansluiten, maar neem dit als vuistregel.
Wat zijn jouw waanzinnig belangrijke doelen?
Schrijf deze doelen op als:
Van X naar Y voor Z
X: Waar je bent
Y: Waar je wilt zijn
Z: De deadline wanneer je er wilt zijn
Discipline #2. Handel op gedragsmetingen.
Je bereikt jouw waanzinnig belangrijke doelen door je te focussen op de data waar je wél controle over hebt: gedragsmetingen. Dit is niet makkelijk, want we zijn geneigd om ons te focussen op data waar we gefrustreerd of moedeloos van worden als we ze niet halen: uitkomstmetingen.
Zo kan een man die wil afvallen moedeloos worden als hij of zij op de weegschaal ziet dat hij weer niet is afgevallen. Echter, is naar de weegschaal kijken een focus op de uitkomst. Als je deze ziet, kun je dit resultaat niet meer veranderen.
Waar heeft de man met dieet doelen wel controle over? Gedragsmetingen die leiden tot de gewenste uitkomst. Zo kan hij dagelijks noteren hoeveel hij onder zijn geplande calorieën limiet is gebleven en score bijhouden of hij zijn beweegdoelen heeft gehaald. Bijvoorbeeld door een stappenteller te gebruiken.
Na 31 dagen van winnen op de belangrijkste gedragsmetingen “calorieën en aantal stappen” kan het bijna niet anders dan dat je ook wint op de uitkomst meting: “aantal kilo op de weegschaal”.
“De […] uitdaging is om het gekozen (organisatie)doel per team door te vertalen naar het gedrag dat hier de meeste impact op heeft. Wat moeten we anders, beter of vaker doen, of gewoon een keer proberen? Alle teams maken zelf de beste inschatting: wanneer we deze gedragingen consequent gedurende een langere periode uitvoeren, gaan we ons teamdoel halen.” – FranklinCovey
Uitkomstmetingen zijn bijvoorbeeld: 100k verdienen, het aantal bedrijfsongevallen verminderen met 25% of de klantentevredenheid met 30% verhogen.
Bijbehorende gedragsmetingen zouden kunnen zijn: het aantal sales gesprekken, de naleving van het veiligheidsprotocol of de bezorgtijd voor klanten!
Discipline #3: Houd een boeiende scorekaart bij.
“Het verschil in prestatie tussen een team dat simpelweg hun uitkomst en gedrag -metingen als concept begrijpt, en een team dat hun score daadwerkelijk kent, is opmerkelijk. Als de gedrag- en uitkomst-metingen niet op een visueel scorebord worden vastgelegd en regelmatig worden bijgewerkt, verdwijnen ze in de afleiding van de wervelwind.” -FranklinCovey
Het is net als bij een potje voetbal: zodra je begint met score bijhouden, begint iedereen pas echt te spelen! Zodra het niet meer voor “spek en bonen” is, wordt iedereen een stuk energieker en fanatieker.
Bij werkteams heeft dit hetzelfde effect. We hebben een leuke, boeiende manier nodig om in één oogopslag te zien of we op schema liggen of niet.
Maak het makkelijk voor je teamspelers om zelf hun score bij te houden. Of je nou een chique online programma gebruikt of een simpel whiteboard om score bij te houden, hou het simpel zodat het niet het spel van management wordt maar het spel van de spelers!
‘Mensen gedragen zich anders als ze de score bijhouden. Door de voortgang op een leuke manier inzichtelijk te maken, creëer je een teamspel. De valkuil is dat de leider dit namens het team doet. Teams kunnen dit prima zelf, waardoor de betrokkenheid toeneemt.’ – FranklinCovey
Discipline #4: Creëer een cultuur van verantwoording.
Het is nogal riskant om een systeem in te stellen en vervolgens weg te lopen. Het is namelijk belangrijk dat elke speler van het team er bovenop blijft. We moeten verantwoording afleggen aan de score op de leidende gedragsmetingen. Op die manier ervaren we progressie en vieren we samen de overwinning als we onze doelen behalen.
“ Discipline 4 is waar uitvoering echt gebeurt. De eerste drie disciplines bepalen het spel, maar totdat je Discipline 4 toepast, is je team niet in het spel. ” – FranklinCovey
Een wekelijkse accountability meeting garandeert progressie, want elk teamlid is verantwoordelijk voor het maken van een toezegging die impact heeft op de gedragsmetingen, die op hun beurt weer leiden tot jullie waanzinnig belangrijke doelen.
Aanbevolen onderdelen van de accountability meeting zijn:
1) een overzicht van de toezeggingen van vorige week .
2) een review van de scorekaart.
3) een plan voor de komende week.
Elk teamlid heeft een wekelijkse verantwoordelijkheid
“De eerste drie uitdagingen kunnen we starten met de beste bedoelingen, maar hoe houden we dit vast? Nadat alle uitdagingen inhoudelijk goed zijn benoemd gaat het om de kwaliteit van de terugkerende dialoog over de voortgang. Dit kan gebeuren door wekelijks goede afspraken te maken en deze ook na te komen.” – FranklinCovey ”
Conclusie
Het behalen van belangrijke doelen vereist dat je mensen hun gedrag kan veranderen in een wervelwind aan dagelijkse urgente taken.
Zoals de managementgoeroe Peter Drucker het weer mooi kan verwoorden:
‘Ik heb heel veel mensen gezien die geweldig zijn in het voor elkaar krijgen van de onbelangrijke zaken.”
– Peter Drucker
Dus, neem de controle over jouw uitvoering met de 4 vragen:
- Wat zijn jouw Waanzinnig Belangrijke Doelen?
- Wat zijn de belangrijkste gedragsmetingen die je naar deze doelen brengen?
- Hoe kan je dit op een boeiende manier inzichtelijk maken op een scorebord?
- Hoe kan je een wekelijks of maandelijks ritme van verantwoording creëren om focus en betrokkenheid te cultiveren in jouw team?
Het toepassen van de 4 dimensies van uitvoering lijkt simpel maar dat is het niet! Maar het is het waard, want hierdoor voorkom je dat jouw onderneming, project of leven wordt geleid door de wervelwind aan dagelijkse urgencies en triviale zaken.
Pak de controle terug op uitvoering van doelen die er wel echt toe doen. Met de 4 dimensies kun je in jouw team zorgen voor meer meer focus, meer discipline en meer bevlogenheid. Ga samen scoren op gedrag metingen die het verschil maken, en ga winnen in je eigen spel!